8 errores que cometes en tu transformación ágil

1.- No preparas el arenero

Sé que es difícil cambiar la programación mental después de años de estar haciendo cosas para y por el “jefe”.

Para los “Jefes” ahora líderes al servicio de su equipo:

  • Prepara el arenero significa crear un ambiente seguro para la experimentación: da la oportunidad a tu equipo de poder compartir sus ideas y propuestas. Los humanos no somos perfectos, sino más bien perfectibles, deja que el equipo experimente, usa las sesiones de lecciones aprendidas -retrospectives- para asegurarte que se han identificado las cosas que no han salido bien y mantén un compromiso de equipo en las acciones de mejora.
  • Deja de dar instrucciones: así como un coach de boxeo, el cual no se sube al ring a pelear con el rival del [boxeador] de alto desempeño, impulsa a tu equipo a dar lo mejor de sí y facilita su recuperación entre [rounds].

Cambia [boxeador] por [equipo] & [rounds] por [iteraciones o sprints]

  • Aprende a hacer preguntas inteligentes y poderosas que provoquen un pensamiento crítico y reflexivo.

2.- No comprendes los valores ágiles

El aplicar los valores ágiles no significa que dejar de seguir procesos, tampoco que no se utilizarán herramientas, ni mucho menos que no se realizará documentación del código. Cuando se trabaja bajo un esquema ágil se da “preferencia o ponderación” uno sobre otro.

Así como existe el concepto de MVP (Producto Mínimo Viable), identifica cuál sería tu MVD (Documentación Mínima Viable) el concepto de “lean-agile” es exactamente eso; el descubrir como hacer nuestros procesos o documentación más esbeltos -lean-, es decir más fácil y rápidos de hacer e implementar.

Responder al cambio sobre seguir un plan no significa dejar de planear. Crea un plan de trabajo flexible, estima las historias y asigna una ponderación, solicita a tus stakeholders ponderar la prioridad de las historias y comparte el plan de trabajo, incluyendo un burn down chart.

Es probable que al principio la estimación de las actividades y la pendiente de progreso no serán los más acertados. Piensa en términos de sintonización en cada oportunidad ajusten y cambien hasta llegar a esa sintonía que funcione para la organización.

3.- Haces ScrumBut

Está de moda y suena muy bien el decir que utilizas Scrum y Jira para llevar tus proyectos, sin embargo existe el concepto de “ScrumBut” que es cuando utilizas scrum pero…

  • No haces retrospectivas, porque lo consideras una pérdida de tiempo.
  • Tienes un departamento de QA, en igual de crear un equipo multidisciplinario.
  • No tienes criterios de aceptación porque el equipo no los ha definido.
  • No haces el “daily”, porque consideras que son muy repetitivas y prefieres tenerlas una vez por semana.

¿Puedo tomar algunas cosas de scrum y decir que estoy haciendo scrum? Puedes hacer lo que quieras, si no es scrum es “ScrumBut”

No te preocupes, pero tampoco te engañes, es normal que si estás en un proceso de transformación tomes lo que te sirva y lo adaptes. Te entiendo y te comprendo que es como cambiarle las llantas al carro mientras va en marcha.

Te lo digo de frente, es difícil que veas una escalada en la productividad hasta que la organización y el equipo de trabajo realmente adopten una mentalidad ágil. Ser ágil es caótico, encuentra ese balance entre control y agilidad que funcione para tu organización.

4.- Tus procesos de toma de decisión tiene cuellos de botella y te falta transparencia

Si bien las personas con habilidades especializadas o con años de experiencia en el negocio son vitales para la operación, deberías de identificar las áreas de oportunidad y balancear.

Te recomiendo que busques el término “Team Competency Matrix” de y lo apliques en tu equipo.

Piensa en términos de mitigar riesgos y cuestiona, ¿qué sucede si la persona en el equipo más experta en ciertas habilidades deja la empresa?

¿Existen personas en tu organización que son egoístas con la información y siempre tienen que ser consultadas para cualquier decisión?, Si estas personas se encuentran ocupadas en actividades urgentes e importantes de la operación y el equipo necesita una respuesta por su parte, ¿estás siendo consciente de los cuellos de botella que esto ocasiona?.

La transparencia es uno de los valores de scrum, utiliza plataformas como notion o Confluence para tener la documentación de los procesos y manuales como un documento vivo, usa google sheets para compartir datos y “google data studio” para compartir visualizaciones de los indicadores principales.

Promueve una cultura de transparencia donde las personas sean responsables de mantener actualizado y al alcance de las personas interesadas la información relevante.

5.- Falta de disciplina

Probablemente, has escuchado de algo llamada 5’s, si no te dejo una imagen para refrescar un poco tu memoria:

Si aún no lo cachas te explico, 5’s: es una metodología de organización de espacios de trabajo japonesa, la cual se utiliza mucho desde el boom de la industria automotriz y la calidad japonesa.

La verdad no es difícil implementar por primera vez esta metodología y poder organizar los espacios de trabajo y dejarlos impecables. El secreto está en la última “S” Shisuke -DICIPLINA- que es mantener lo acordado, y es aquí donde la mayoría de los equipos fallan.

No es difícil crear el backlog o reunir al equipo y exclamar que ahora seremos ágiles, tampoco es complicado enviar la invitación electrónica de los daily, lo verdaderamente difícil es seguirlo haciendo y que encuentre un sentido para el equipo y para la organización.

Si tienes una persona con experiencia en metodologías ágiles -Scrum master o agile coach-, su responsabilidad primordial es mantener y mejorar la agilidad en la organización, al principio les parecerá como un fastidio aunado con la resistencia al cambio, procura siempre encontrar ese sentido y compartirlo con el equipo.

6.- No sabes pivotar

Cada vez que te encuentres con un problema, recuerda la profunda frase de “shit happens”.

Tienes que comprender que la ambigüedad en los requerimientos, toparse con deuda técnica, pocos recursos, cambios de comportamiento del mercado, entre otros, son parte de la naturaleza de trabajar en un entorno ágil.

La adaptación es otro de los pilares de scrum, deja el drama y acepta que “shit happens”.

Entiendo que personas de la vieja guardia tienen un perfil más conservador y preferirían tener más bajo control usando “waterfall”, pero platica con ellos y se transparente. Explica el concepto de iteraciones y sprints donde estarás reportando progreso enfocándote en aquellas cosas que les agregarán más valor al negocio.

Si identificas que lo trabajado no cumple con lo esperado, no dudes en cambiar de estrategia, acorta la duración de los sprints si es necesario, equivócate barato y rápido.

7.- Encuentras más culpables que soluciones en tus retrospectivas

Realiza las preguntas adecuadas en las retrospectivas o lecciones aprendidas, enfócate en preguntar al equipo:

  • ¿Qué hicimos bien?
  • ¿Qué podemos mejorar?
  • ¿Qué acciones tomaremos?

Evita que la plática se convierta en un campo de batalla donde todos se señalan con el dedo y encuentran culpables, recuérdales que son un equipo y los resultados o fracasos se obtienen como equipo y no como personas individuales.

Cuando lleguen al punto sobre que se puede mejorar, pregunta de manera individual “¿Qué hubieras hecho tú para evitar que X o Y situación suceda?”, lleguen a un consenso de equipo de que es lo que harán para evitar que esas situaciones sucedan y sobre todo da seguimiento a los acuerdos.

8.- Estás midiendo las cosas incorrectas

Si bien scrum tiene métricas de desempeño para el equipo como sería la velocidad con la que consumen los story points, al tener un híbrido puede ser que no tengas esa visibilidad.

Cambia de medir las horas nalga (tiempos de entrada y salidas) y enfócate en ser justos con la carga de trabajo “Work In Progress” que están absorbiendo, así como la cadencia para entregar las historias las cuales sean aceptadas y cumplan con los criterios de aceptación Definition Of Done “DoD”.

Recuerda que scrum team busca lograr equipos de alto desempeño, los cuales sean autosuficientes y autodirigidos.

IVAN CHAVEZ

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